La Division des archives et de la gestion de l’information (DAGI) lance un nouveau guide pour faire le tri de vos documents, qui résume les pratiques permettant la conservation des documents à valeur historique. On y retrouve ainsi la liste des documents (papier ou numériques) à transmettre à la DAGI et ceux qui peuvent facilement être éliminés. 

Questions les plus fréquentes : 

1. Combien de temps dois-je conserver les travaux et examens des étudiants et étudiantes?

Vous devez les conserver jusqu'à l'expiration du délai de révision de notes (selon les règlements et politiques de l'UdeM), puis verser annuellement aux archives 2 spécimens de travaux et 2 spécimens de copies et cahiers d'examens choisis au hasard dans chaque programme. Les autres documents peuvent être éliminés (règle de gestion 01720).

2. Dois-je archiver les plans de cours?

Les plans de cours qui sont déposés dans StudiUM sont archivés automatiquement. Les autres plans de cours (papier ou numériques) doivent être archivés à la DAGI, idéalement à la fin de chaque session ou une fois par année (règle de gestion 01520). Les plans de cours numériques doivent être déposés dans SyGED.

3. Je dois éliminer des documents papier qui contiennent des renseignements personnels. Comment dois-je procéder?

Assurez-vous de bien choisir le mode d’élimination requis en fonction de la nature de l’information qu’ils contiennent (hautement confidentielle, confidentielle, non confidentielle). Vous pouvez consulter les procédures d’élimination des documents à suivre.

4. Je sais que les documents de comités (procès-verbaux et dossiers-séances) sont des documents importants, mais j’ignore quelles sont les pratiques recommandées à l’UdeM.

Pour assurer une bonne gestion des documents de comités, veuillez consulter la boîte à outils pour la gestion des documents de comités.

Pour toute question, vous pouvez communiquer avec l’équipe du soutien aux unités par courriel à soutien-archives@umontreal.ca.